Jak vystavit fakturu krok za krokem

Faktura je doklad, kterým dodavateli vzniká nárok na zaplacení a odběrateli podklad pro účetnictví. Vystavit ji zvládnete za pár minut. Stačí mít po ruce údaje o sobě, o odběrateli a o tom, co jste dodali. Níže je celý postup v pořadí, ve kterém fakturu běžně vyplňujete.

1. Zvolte správný typ dokladu

Většinou půjde o běžnou fakturu. Existují ale i další typy, které se hodí v konkrétních situacích:

• Faktura za dodané zboží nebo službu. U plátce DPH jde zároveň o daňový doklad.
• Zálohová faktura (proforma) je výzva k zaplacení předem. Daňovým dokladem není, více v článku Zálohová faktura.
• Daňový doklad k přijaté platbě vystavuje plátce DPH po přijetí zálohy.
• Opravný daňový doklad (dobropis) slouží k opravě nebo stornu dříve vystavené faktury.

2. Vyplňte dodavatele a odběratele

U obou stran uveďte jméno nebo název firmy, adresu sídla a IČO. Pokud jste plátce DPH, je povinné i vaše DIČ a DIČ odběratele, pokud ho má. Podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku připojí údaj o zápisu včetně spisové značky.

IČO má kontrolní číslici, takže překlep se dá odhalit hned při psaní. Generátor na úvodní stránce IČO, DIČ i IBAN ověřuje průběžně.

3. Očíslujte fakturu

Každá faktura musí mít evidenční číslo, které je v rámci vaší číselné řady jedinečné. Formát si zvolíte sami. Osvědčené je spojení roku a pořadového čísla, například 2026-0001 nebo 20260001. Řada by měla jít souvisle za sebou, aby se v ní dalo snadno dohledat a aby při kontrole nevznikaly otázky, kam se ztratila chybějící čísla.

4. Data: vystavení, plnění a splatnost

• Datum vystavení je den, kdy fakturu vytváříte.
• Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) je den, kdy jste zboží dodali nebo službu poskytli. Pro plátce DPH je povinné, neplátce ho uvádět nemusí.
• Datum splatnosti si určujete sami, obvykle 14 dní. Mezi podnikateli je ujednání o splatnosti delší než 60 dní neplatné, ledaže by to vzhledem k okolnostem nebylo vůči věřiteli hrubě nespravedlivé (§ 1963 občanského zákoníku).

Plátce DPH musí daňový doklad vystavit nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění plnění nebo přijetí platby (§ 28 odst. 5 zákona o DPH).

5. Položky a cena

Popište, co jste dodali, v jakém množství a za jakou jednotkovou cenu. Popis by měl být konkrétní: místo „služby“ napište třeba „správa webu za září 2026“. Plátce DPH u každé položky uvádí sazbu daně. Od roku 2024 platí základní sazba 21 % a jediná snížená sazba 12 %.

Neplátce DPH daň na faktuře neuvádí vůbec. Podrobnosti najdete v článku Faktura pro neplátce DPH.

6. Platební údaje

Pro platbu převodem uveďte číslo účtu, variabilní symbol a částku k úhradě. Pokud vyplníte IBAN, přidá generátor na fakturu i QR platbu, kterou odběratel naskenuje v bankovní aplikaci a nemusí nic přepisovat.

7. Odeslání a archivace

Fakturu stačí poslat e-mailem jako PDF. U plátců DPH je k použití elektronického daňového dokladu potřeba souhlas odběratele, který ale v praxi bývá dán tím, že fakturu e-mailem přijme a zpracuje. Razítko ani podpis na faktuře povinné nejsou.

Pokud odběratel používá účetní program, ocení soubor ISDOC. PDF z tohoto generátoru ho obsahuje jako přílohu, takže posíláte jediný soubor.

Vydané faktury si uschovejte. Plátce DPH je musí uchovávat 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém plnění proběhlo (§ 35 zákona o DPH). Neplátci by je měli mít k dispozici přinejmenším po dobu, kdy může finanční úřad doměřit daň z příjmů.